7 tips om efficiënt te werken

12 juni 2012 om 08:24

Als ontwerper heb je het vaak druk, en is je tijd beperkt. Wij geven je 7 praktische tips om efficiënt te werken en zo méér werk af te krijgen.

Tip 1: plan

“If you don’t know where you are going, any road will get you there”. Deze quote van Lewis Carroll (van Alice in Wonderland) slaat de spijker op zijn kop: zonder planning weet je niet waar je naar toewerkt.

Je hoeft geen hele uitgebreide planning te maken, maar als je aan het begin van de dag 5 minuten de tijd neemt om te bedenken welke taken je af wilt hebben dan weet je waar je naar toe werkt.

Persoonlijk vind ik het prettig om mijn taken “ouderwets” op papier te zetten, maar je kan dit uiteraard ook digitaal doen: van een simpel tekstbestandje tot aan taakmanagers als Wunderlist.

Tip 2: prioriteer

Bij het plannen van tip 1 is het belangrijk dat je kijkt welke zaken prioriteit hebben. Kijk hierbij naar urgentie en belangrijkheid. Zaken die urgent zijn én belangrijk doe je het eerst, zaken die niet urgent zijn en niet belangrijk kunnen later. Deze prioritering helpt je om de hoofd- van de bijzaken te scheiden.

Tip 3: plan realistisch

Bij plannen is het heel menselijk om uit te gaan van het meest optimistische scnario. Daardoor plan je snel taken te krap en ben je te optimistisch ten opzichte van eventuele problemen.

Probeer werkzaamheden zo eerlijk en objectief mogelijk in te schatten, en plan buffertijd tussen taken voor uitloop en onvoorziene zaken.

Tip 4: maak je taken concreet

Als je je taken vaag houdt dan heb je ze al snel “klaar”. Deze taak is bijvoorbeeld niet concreet genoeg: “Ik moet vandaag bezig met het ontwerp voor klant X”.

Bij deze formulering weet je niet wanneer je je doel bereikt hebt: als je 5 minuten met het ontwerp bezig bent geweest heb je deze taak al “af”.

Een betere formulering: “Ik wil vandaag de homepage en de detailpagina af hebben en opleveren aan klant X voor review”. Door deze taak concreet te maken weet je waar je aan werkt en heb je een helder doel voor jezelf.

Concrete taken in Wunderlist.

Tip 5: denk in wat je wilt bereiken

Je kunt jezelf motiveren door je werkzaamheden anders te benaderen: het helpt om te denken “wat wil ik bereiken?” in plaats van te “moeten”.

Door je werkzaamheden te beredeneren vanuit wat je wilt bereiken ben je automatisch meer vanuit jezelf gemotiveerd, en laat je je ook minder afleiden.

Denk dus niet “ik moet aan het ontwerp voor klant X werken”, maar: “Ik wil vanmiddag het ontwerp voor de homepage voor de nieuwe website voor klant X afhebben”.

Door voor jezelf het doel te stellen wat je wilt bereiken, en concreet te maken (zie tip 4) stimuleer je jezelf en weet je waar je naar toe werkt. Denk dus in resultaten in plaats van activiteiten.

Tip 6: laat je niet afleiden

E-mail, twitter en Facebook zijn erg leuk, maar ze leiden ook erg af en zijn tijdverslindend. Je kunt de verleiding kleiner maken door deze programma’s (en pushnotificaties) uit te zetten. Na elke onderbreking kost het weer tijd om je te concentreren op de taak waar je mee bezig was, en dit kost vaak meer tijd dan je denkt.

Je kunt jezelf ‘belonen’ door bijvoorbeeld elke 2 uur even de tijd te nemen om e-mail en social media te checken. Vaak bestaat je mail en social media uit checkgedrag: een automatisme dat er in geslopen is. Als je je hier bewust van bent scheelt dat al de helft. Bovendien geeft het checken ook meer voldoening als je al flink bent opgeschoten.

 

Tip 7: breek grote taken op in kleinere taken

Soms kun je tegen grote klussen opzien: waar moet je beginnen? Het helpt om een grote klus in meerdere stukken op te knippen. Het ontwerpen van een e-commerce website kun je bijvoorbeeld onderverdelen naar het ontwerpen van:

Dit helpt niet alleen de taak overzichtelijker te maken, maar hiermee kun je het ook concreet maken (zie tip 4) én het heeft nog een bijkomend voordeel: je hersenen zijn gek op beloning.

Het afvinken van een taak geldt als een beloning voor je hersenen, en motiveert!

Conclusie

De 7 tips zijn niet moeilijk en vrij eenvoudig toe te passen: als je ze bewust en consequent toepast zul je merken dat je ontspannen veel werk kunt doen.

Heb je nog aanvullende tips? Laat het weten in de comments hieronder, en help andere lezers met jouw ervaring! Ook als je deze tips gaat gebruiken ben ik benieuwd naar je ervaringen.

Over de auteur

Ivo Bosma
Ivo werkt als interactie ontwerper en usability expert bij Concept7. http://www.ivobosma.nl/
http://www.concept7.nl